Megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációi Megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációi

Előzmények

A Kormány az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény 38. §-ának (3) bekezdése alapján, az Alkotmány 35. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörében eljárva a 44/2008. (II.29.) Korm. rendelettel az egészségügyi dokumentációt kezelő jogutód nélküli megszűnés esetén az adatkezelési feladatok ellátására az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézetet jelölte ki (továbbiakban: EKI). 
Az EKI feladatát képezte a megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációinak adatkezelése, adatfeldolgozása, a dokumentációkból történő adatszolgáltatás elvégzése.

  • Országos Pszichiátriai és Neurológiai Intézet (egészségügyi és működési dokumentáció)
  • Országos Gyógyintézeti Központ (egészségügyi és működési dokumentáció)
  • Svábhegyi Országos Gyermekallergológiai, Pulmonológiai és Fejlődésneurológiai Intézet (egészségügyi és működési dokumentáció)
  • Országos Baleseti és Sürgősségi Intézet (működési dokumentáció)

Később a Kormány a jogutód nélkül megszűnt költségvetési szervként működő egészségügyi intézmények adatkezelési feladatainak ellátására a 214/2012. (VII. 30.) Korm. rendeletben -2012. augusztus 1 – től - az Országos Betegjogi, Ellátottjogi, Gyermekjogi és Dokumentációs Központot (OBDK) jelölte ki. Az OBDK, mint adatkezelő és az EKI, mint adatfeldolgozó között létrejött szerződés alapján történt az egészségügyi dokumentációk kiadása.

A 312/2016 (VI. 13.) Korm. határozatban, valamint az egyes központi hivatalok és költségvetési szervi formában működő minisztériumi háttérintézmények felülvizsgálatával összefüggő jogutódlásról, valamint egyes közfeladatok átvételéről szóló 378/2016. (XII. 2.) Korm. rendeletben foglaltak értelmében 2016. december 31. napjával az EKI jogutódlással megszűnt.  Az EKI valamennyi feladata tekintetében 2017. január 1-jétől a jogutód az Állami Egészségügyi  Ellátó Központ (továbbiakban: ÁEEK) lett.

Az OBDK a feladatait a 381/2016. (XII. 2.) Korm. rendelet alapján, Integrált Jogvédelmi Szolgálat néven végzi. Az egészségügyi dokumentáció kiadásának engedélyezése az Emberi Erőforrások Minisztériuma (továbbiakban: EMMI) Egészségügyi Ágazati Koordinációért Felelős Helyettes Államtitkárság Egészségügyi Ellátás és Közegészségügyi Főosztályára került.

Az EMMI által kiadott engedély után Intézetünk Egészségügyi Adat és Dokumentációs Osztálya gondoskodik a beérkező egészségügyi dokumentációkból történő adatszolgáltatás teljesítéséről.

 

Az egészségügyi dokumentáció kikérése és kitöltése:

Az egészségügyi dokumentáció kikérése személyesen (személyi igazolvány bemutatásával), postai úton, faxon illetve elektronikus úton történő elküldéssel lehetséges. Amennyiben a kérelmező akadályoztatva van, akkor meghatalmazást adhat az általa megjelölt személy részére, két tanú aláírásával ellenjegyezve.

A beteg elhalálozása esetén, az elhunyt törvényes képviselője, közeli hozzátartozója, valamint örököse – hitelt érdemlő dokumentumok bemutatása után jogosult – a halál okával összefüggő vagy összefüggésbe hozható, továbbá a halál bekövetkezését megelőző gyógykezeléssel kapcsolatos egészségügyi adatokat megismerni, az egészségügyi dokumentációba betekinteni, valamint azokról – saját költségére – másolatot kapni.

Az „Egészségügyi Dokumentáció Kikérő Lap” minden rovatát honlapról való letöltés után kézzel írottan, olvashatóan, nyomtatott betűkkel kell kitölteni. Elérhetőségi telefonszámot minden esetben feltétlenül meg kell adnia a kikérőnek, hiszen a várható költségekről és átvétel módjáról a kiértesítés telefonon történik.

Amennyiben e-mailben szeretné elküldeni hozzánk, kérjük, vegye figyelembe, hogy a kikérőlapot szkennelve és csak PDF formátumban tudjuk elfogadni.

Kikérő lap letöltése

A kikérés térítési díjai 2016. január 7-től:

I.    Papíralapú dokumentáció másolása

1.    Nem teljes dokumentáció esetén:

A/4 (oldalanként):    100,-Ft

A/3 (oldalanként):    100,-Ft

Képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételek: 100,- Ft/db

2.    Teljes egészségügyi dokumentáció vagy 50 oldal felett egységár:

5000,-Ft (igazodva az oldalankénti 100,-Ft-os díjhoz).

II. Elektronikus másolat - CD/DVD:    700,-Ft/darab

 

Az egészségügyi dokumentáció kiadása:

A kiadás személyesen (személyi igazolvány bemutatásával történik), illetve ha a kérelmező akadályoztatva van, akkor meghatalmazást adhat az általa megjelölt személy részére, két tanú aláírásával ellenjegyezve. Amennyiben vidéken lakik, akkor külön kérés és egyeztetés után lehetősége van arra, hogy utánvéttel küldjük meg a kért egészségügyi iratokat. 

Az egészségügyi dokumentum kikérő lapot az alábbi elérhetőségekre küldheti el:

Személyesen: Állami Egészségügyi Ellátó Központ, 1088 Budapest, Szentkirályi u. 21.

Postai úton: 1461 Budapest, Pf. 292.

Faxon: 06-1-430-2516

E-mailben: dokumentkikeres@aeek.hu

 

Tudományos kutatás a megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációiban

Megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációjában történő kutatás és a kutathatóság

Intézetünk a megszűnt egészségügyi intézmények irattári anyagát meghatározott feltételek mellett, ingyenesen a kutatók számára kutathatóvá tette, valamint a kutató a kutatásra kiadott irattári anyagról saját költségén másolatot készíthet. Amennyiben a kutatni kívánt irattári anyag elektronikus formában is megtalálható- az Egészségügyi Adat és Dokumentácós Osztály iratkezelőinek  ellenőrzésével- Intézetünk a kutató rendelkezésére bocsátja.

A kutatási igény benyújtása a kutatási kérőlap kitöltésével történik.

1. Kutatás egészségügyi dokumentációban.

2. Kutatás működési dokumentációban.

A Kutatási kérőlap minden rovatát honlapról való letöltés után, olvashatóan, nyomtatott betűkkel kell kitölteni. Elérhetőségi telefonszámot feltétlenül meg kell adnia, hogy engedélyezés után a kiértesítést és a kutatási időpontot tudjuk egyeztetni. 

Amennyiben e-mailben szeretné elküldeni hozzánk, kérjük, vegye figyelembe, hogy a kikérőlapot szkennelve és csak PDF formátumban tudjuk elfogadni.

A kutatás részletes feltételeiről Intézetünk kutatási szabályzatából tájékozódhat.

Kutatási szabályzat (jelenleg átdolgozás alatt)

A kutatási kikérő lapot az alábbi elérhetőségekre küldheti el:

Személyesen: Állami Egészségügyi Ellátó Központ, 1088 Budapest, Szentkirályi u. 21.

Postai úton: 1461 Budapest, pf. 292.

Faxon: +36-1-430-2516

E-mailben: dokumentkikeres@aeek.hu

A megszűnt egészségügyi intézmények egészségügyi dokumentációjában történő kutatást az Emberi Erőforrások Minisztériuma Egészségügyi Ágazati Koordinációért Felelős Helyettes Államtitkárság Egészségügyi Ellátás és Közegészségügyi Főosztályára engedélyezi. 
A kutató által Intézetünkhöz eljuttatott írásbeli kérelmét a dokumentumok fellelhetőségének vizsgálata után az EMMI-nek továbbítjuk kutatási kérelem elbírálása után ad tájékoztatást és írásbeli engedélyt a kutatás megkezdéséhez.

A megszűnt egészségügyi intézetek működési dokumentációjában történő kutatást az ÁEEK Egészségügyi Készletgazdálkodási Főosztály vezetője engedélyezi. 

Kutatás időpontjai, a kutatóterem működési rendje

A kutatás engedélyezése után és az időpont egyeztetését követően kezdődhet el a kutatás Intézetünknél (cím: 1088 Budapest, Szentkirályi utca 21), az erre kijelölt kutatóteremben. Az Intézet a kutatók részére a kutatás lehetőségét minden héten két munkanapon biztosítja. (hétfő-kedd: 9:00-15:00 óráig.) Az Intézetünk kutatási nyitvatartási rendről és annak változásairól kutatóit a honlapon keresztül tájékoztatja. A kutatásról bővebb tájékoztatást az Intézetünk kutatási szabályzata ad, felvilágosítást az alábbi telefonszámokon kérhet:

+36-1-430-2519

+36-1-430-2538

 

Működési dokumentáció kikérése és kiadása

A megszűnt egészségügyi intézmények munkaügyi iratai is Intézetünknél vannak elhelyezve. A működési iratok kikérése közérdekű adatnak minősül. A kérőlap a Tudományos kutatás a megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációiban pontban érhető el.

 

Munkaügyi dokumentáció kikérése és kiadása

Munkaügyi iratok (nyugdíjazáshoz szükséges papírok, munkáltató igazolások, bérigazolások, stb…) kikérése az alábbi elérhetőségeken nyújtható be Intézetünkhöz:

Személyesen: Állami Egészségügyi Ellátó Központ, 1088 Budapest, Szentkirályi u. 21.

Postai úton: 1461 Budapest, pf. 292.

Faxon: +36-1-430-2516

E-mailben: human@eki.hu

 

A megszűnt egészségügyi intézmények dokumentációinak kezelése és a jogutódlásból származó feladatok

Előkészítő munka

Az Egészségügyi Minisztérium a 2007. év során döntést hozott, hogy a – jogutódláshoz kapcsolódó feladatok keretében – megszűnő önálló költségvetéssel rendelkező egészségügyi intézetek papír alapú és elektronikus dokumentációi (a levéltár részére átadandó dokumentáció kivételével) az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézet (továbbiakban: EKI) adatkezelésébe kerüljenek.

Jogutód nélkül megszűnt egészségügyi intézmények:

  • Országos Pszichiátriai és Neurológiai Intézet (OPNI) 
  • Országos Gyógyintézeti Központ (OGYK) 
  • Svábhegyi Országos Gyermekallergológiai, Pulmonológiai és Fejlődésneurológiai Intézet (SOGYPFI) 
  • Országos Baleseti és Sürgősségi Intézet (OBSI) 

a. A megszűnő intézmények gazdálkodásával kapcsolatos (működési jellegű) iratok átvételének jogszabályi akadálya nem volt. Felmérést követően a betegellátó osztályok kiköltözését követően az elszállítás megtörtént.

b. Az egészségügyi dokumentációk (egészségügyi adatok) kezelésére vonatkozóan szigorú szabályokat állít fel az 1997. évi XLVII. törvény. Meghatározza, hogy mely szervek lehetnek adatkezelők, amelyek a törvényi keretek között kezelhetnek személyes adatokat.

A betegellátó, az intézményvezető, az adatvédelmi felelős, az Országos Egészségbiztosítási Pénztár, továbbá közegészségügyi és járványügyi közérdekből a tiszti-főorvos, illetve közegészségügyi felügyelő, az ellátásszervező, továbbá a társadalombiztosítási igazgatási szervek, valamint az egészségügyi adatok nélkül (csak a személyi azonosító adat vonatkozásában) a lakossági célzott szűrővizsgálatok érdekében az egészségügyi államigazgatási szerv.

A szakértői vélemények egyértelműen megállapították a fenti rendelkezés alapján, hogy a megszűnő intézményeknél lévő egészségügyi dokumentáció egészét adatkezelőként törvénymódosítás nélkül az EKI nem vehette volna át.

Mindeközben az EKI feladatként kapta a Minisztériumtól a megszüntetésre kerülő intézmények iratanyagainak felmérését és javaslat készítését az iratanyagok rendezésére, feldolgozására, tárolására, biztonságos őrzésére. Az egészségügyi adatok kezelésével kapcsolatban az EKI az Ombudsmani Hivatallal folyamatosan konzultált és egyeztetett. Ennek eredményeként a felügyeleti szerv útján jogszabály módosítást kezdeményezett.

A Kormány az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről szóló 1997. évi XLVII. törvény 38. §-ának (3) bekezdése alapján, az Alkotmány 35. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörében eljárva a 44/2008. (II.29.) Korm. rendelettel az egészségügyi dokumentációt kezelő jogutód nélküli megszűnés esetén az adatkezelési feladatok ellátására az Egészségügyi Készletgazdálkodási Intézetet jelölte ki.

A rendelet hatálybalépésével egy időben az EKI által elvégzett felmérés és javaslat alapján a munkafolyamatok elindításra kerültek.

Feladatok átadása

OPNI:

  • Az OPNI betegellátási feladatai más egészségügyi intézmények között osztották el. 
  • OPNI Neuropathológiai Intézet Neuropathológiai osztálya feladat átvállalással átkerült a Semmelweis Egyetem Igazságügyi és Biztosítás-orvostani Intézetbe (metszetek, leletek). 
  • Osztályok a Nyírő Gyula kórházba (jelenleg OPAI) kerültek. 
  • 2008-ban az OPNI Tündérhegy rehabilitációs részlege átadásra került az Országos Orvosi Rehabilitációs Intézetnek (OORI). 
  • Epilepszia központ az Országos Idegtudományi Intézethez került (OITI). 

OGYK:

  • Az OGYK betegellátási feladatait, illetve betegellátó osztályok működtetését az Állami Egészségügyi Központ vette át (jelenleg: Magyar Honvédség Egészségügyi Központ). 

SOGYPFI:

  •  A SOGYPFI betegellátási feladatai az Egyesített Szent János és Szent Margit Kórházba kerültek át. 

OBSI:

  • Az OBSI betegellátási feladatai a Péterfy Sándor utcai Kórház-Rendelőintézet és Baleseti Központba integrálódtak. 

A megszűnt intézetek átvett dokumentumai:

  • 2008 előtt keletkezett papíralapú egészségügyi dokumentációk és képalkotó diagnosztikai eljárással készült felvételek (OPNI, OGYK, SOGYPFI), 
  • 1869-1945 között keletkezett maradandó értéket képviselő kórrajzok (OPNI), 
  • működési iratok (OPNI, OGYK, SOGYPFI, OBSI), 
  • pathológiai szerv- és szövetminták (OPNI, OGYK), 
  • elektronikus adathordozón található egészségügyi és működési adatok (OPNI, OGYK, SOGYPFI). 

Múzeum, könyvtár átadása:

2008-ban az OPNI múzeumot átadtuk a Magyar Tudományos Akadémiának, a könyvtár a SOTE Pszichiátriai Klinikájához, illetve az OITI-hez került.

OGYK könyvtára 2009-ben Honvédelmi Minisztériumhoz (egyéb orvosi könyvek), 2010-ben az Országos Rabbiképző zsidó egyetemhez került (antik zsidó könyvek).

SOGYPFI könyvtárát 2009-ben a Heim Pál Gyermekkórház vette át.

Egészségügyi dokumentumok feldolgozása

Az iratok elszállítása után megkezdődött - központosított közbeszerzési pályázat eredményeképpen megkötött szerződés teljesítéseként - az egészségügyi dokumentációk digitalizálása, melyet állományvédelem, hosszú távú megőrzés, valamint a hatékonyabb adatszolgáltatás miatt végeztünk. Ezt egy begyűjtési, felmérési folyamat előzte meg.

A kórházakból történő elszállítás során felmértük a dokumentumok mennyiségét, minőségét, rendezettségét, feldolgozhatóságát, majd feldolgozási ütemtervet alakítottunk ki.

A gyorsabb, hatékonyabb munkavégzéshez legfontosabb feladat az iratok rendezése volt. Az iratokat válogattuk: kórlap, évkörök – keletkezési idő, abc, irat típusok szerint, több esetben az iratok minőségét is javítottuk. A feldolgozott dobozokat egyedi azonosítóval láttuk el, az iratok visszakeresését több adatbázis, dobozpozíció, raktártérkép segíti.

A munka 2009. augusztus 28-án befejeződött. A megszűnt intézetek feldolgozott egészségügyi dokumentumai elektronikus formában jelenleg fizikailag elkülönített szerveren találhatók.

Az intézetektől – elsősorban az OGYK-tól - állapotából adódóan nem szkennelhető (dohos, penészes) iratokat elkülönítve tároljuk. Ezekről jegyzék készült.

A magánszemélyeknek, hivatali szerveknek, egészségügyi személyzeteknek történő adatszolgáltatást a beteg személyazonosító adataira vonatkozó lekérdezéssel biztosítjuk.

Az OPNI 1945 előtt keletkezett dokumentumai kezdetben az EKI központjában voltak. Ezek a dokumentumok jelenleg rendezett állapotban, évkörökre szétválogatva vidéki raktárunkban vannak elhelyezve. Digitalizálásuk folyamatban van.

Működési dokumentumok feldolgozása

Az iratok elszállítása után megtörtént a dokumentumok rendezése, szétválogatása, mely során négy csoportot alakítottunk ki: igazgatás, bér-munkaügy, műszak, pénzügy. Az 1992. előtti bérkartonokat digitalizáltuk. Feldolgozás után az egészségügyi és működési iratokat tartalmazó dobozokat vidéki raktárainkba szállítottuk, dobozpozíciót, raktártérképet készítettünk. Az iratraktárunk a biztonsági előírásoknak megfelel, a hőmérsékletet és páratartalmat műszerekkel ellenőrizzük.

Archív oldal elérhető: www.eki.hu

intranet